Tenir sa comptabilité : quelles entreprises sont concernées ?
Tenir sa comptabilité est une obligation pour certaines entreprises. Mais puisqu’une comptabilité bien tenue fait également partie intégrante de la réussite et du bon développement de votre société, il est d’usage de la réaliser avec rigueur et minutie. Alors, quelles entreprises sont concernées par l’obligation de tenir une comptabilité ? En quoi elle peut véritablement vous accompagner dans la pérennité de votre activité ? On vous dit tout !
Tenir sa comptabilité : quelles entreprises sont concernées ?
Les personnes morales, qui présentent les formes juridiques de SA ou de Sàrl sont dans l’obligation de tenir une comptabilité. Mais ils ne sont pas les seuls : les sociétés en commandite par actions, les sociétés coopératives ainsi que les associations et fondations y sont également tenues.
Si vous avez le statut d'indépendant (raison individuelle), ou si vous êtes une société de personnes (société en nom collectif et en commandite), et que vous avez réalisé plus de CHF 500'000.- de chiffre d’affaires lors de votre dernier exercice, vous êtes également concerné par l’obligation de tenir une comptabilité. Mais si vous possédez ces statuts d’entreprises individuelles ou de sociétés de personnes, et que vous n’avez pas réalisé de chiffre d’affaires supérieur à CHF 500'000.-, vous devrez tout de même tenir une comptabilité simplifiée : cette dernière répertorie les recettes, les dépenses et le patrimoine de votre entreprise.
Tenir sa comptabilité : pourquoi c’est indispensable ?
Une entreprise qui tient une comptabilité rigoureuse garde une vision claire des entrées et des sorties financières qui sont réalisées. La comptabilité représente dès lors un outil essentiel pour garder le contrôle de la situation, en vous permettant d’analyser avec précision l’évolution de votre activité au jour le jour.
Elle œuvre pour la réussite et la pérennité de votre activité, en vous permettant de comprendre chaque mouvement financier. En ce sens, elle est également un véritable pilier pour vous aider à prendre de meilleures décisions : des décisions éclairées qui participent à la croissance de votre société et qui prennent en considération votre santé financière à chaque instant.
En tenant votre comptabilité au jour le jour, vous optez pour une plus grande sérénité dans votre gestion. La comptabilité est également un outil de performance, qui vous permet d’anticiper et de prévoir l’avenir, grâce à l’établissement de tableaux de bords ou de prévisionnels.
En outre, tenir une comptabilité vous aide à sécuriser vos montages financiers, et à rendre compte de la gestion de votre entreprise aux associés. Elle est une preuve de la bonne santé de votre société, et permet de rassurer les investisseurs et les établissements de crédit.
Par ailleurs, dans le domaine juridique, la comptabilité est un moyen de preuve recevable en cas de litiges entre commerçants.
Il est important de noter que toutes les pièces comptables et les différents rapports liés à la comptabilité de votre entreprise doivent être conservés pendant une période de minimum dix ans.
Plus qu’une obligation légale, la tenue des comptes de votre entreprise est donc indispensable à votre croissance : mais attention, puisque les enjeux qui pèsent sur votre comptabilité sont grands, la rigueur sera de mise !
Les éléments indispensables à la tenue de la comptabilité
Avant de vous parler des solutions qui s’offrent à vous pour réaliser votre gestion financière, faisons le point sur les éléments qui doivent être réalisés lorsqu’on parle « d’obligation de tenir une comptabilité ».
L’établissement de l’inventaire
Toute entreprise qui réalise une comptabilité doit compter et répertorier les éléments de sa situation patrimoniale dans un inventaire. Ce document permet de contrôler l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs possédés par votre société. Il doit être suffisamment détaillé et exhaustif, car c’est lui qui justifiera les éléments du bilan.
Il regroupe vos immobilisations corporelles et incorporelles, vos stocks, vos dettes, vos créances, vos immobilisations financières… Sur ce document, rien ne doit être omis : il sert de base solide à l’établissement de votre bilan.
Le bilan, le compte de résultat et l’annexe aux comptes
Le bilan est document indispensable à l’établissement de votre comptabilité : il permet de présenter la situation patrimoniale de votre entreprise à un moment donné.
Votre bilan doit dès lors être daté, et répertorie :
ce que vous possédez (c’est la colonne « actif » du bilan)
d'où vient l'argent que votre entreprise a à disposition (c’est la colonne « passif » du bilan). Il s’agit ici de vos prêts, du capital investi…
Le total de vos actifs doit toujours être égal au total des éléments répertoriés dans le passif : en effet, tout l’argent que vous avez à disposition doit être utilisé (mis sur un compte bancaire, investi dans le matériel, dans l’immobilier…)
Vous devez ensuite réaliser votre compte de résultat. Il s’agit ici d’un document de synthèse comptable, qui vous permet de visualiser de façon globale et précise l’ensemble des produits et des charges de votre entreprise, sur une période donnée. C’est bel et bien ce document qui vous aide à voir si, sur votre exercice comptable, vous avez réalisé des bénéfices, ou des pertes.
Enfin, l’annexe aux comptes est un document qui doit aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan. Il fournit, entre autre :
des informations et des commentaires concernant certains postes du bilan et du compte de résultat
des informations sur les principes comptables appliqués
les dettes et des commentaires sur les actifs engagés pour garantir les dettes
les informations sur les créances
les modalités d’amortissement…
Il s’agit là d’un document exhaustif, dont la rédaction se doit d’être rigoureuse.
Ces documents vous aideront donc à faire le point sur l’état de santé précis de votre entreprise : c’est bel et bien cet état des lieux qui vous guidera dans vos prises de décision futures.
Faut-il réaliser davantage d’investissements sur tel poste ?
Faut-il limiter les dépenses sur tel poste ?
Quel niveau de rentabilité arrivez-vous à atteindre ?
Toutes ces questions sont éclairées par l’établissement d’une comptabilité claire. Alors, pour réussir à accompagner la croissance de votre entreprise, faisons le point sur les options qui s’offrent à vous afin de tenir votre comptabilité.
Comment tenir sa comptabilité ?
Tenir sa comptabilité en interne
La première option, c’est de tenir votre comptabilité en interne. Si vous possédez, ou si un membre de votre équipe possède des compétences accrues en comptabilité, cette solution (bien que chronophage) peut-être intéressante.
Mais attention : si vous choisissez d’établir vous-même tous vos éléments comptables, les règles à suivre doivent être nombreuses :
Règle n°1 : vous devez conserver un justificatif pour chacune des transactions que vous effectuez
Règle n°2 : Pour plus de facilité dans l’élaboration de vos documents officiels, classez les justificatifs par ordre chronologique de date de paiement ou d’encaissement.
Règle n°3 : Tenez un livre de caisse, un livre de poste ou un livre de banque : mettez-le à jour de façon quotidienne (ou hebdomadaire, selon le volume de transactions effectuées par votre entreprise). Il vous permet d’observer de très près l’évolution de vos recettes, et de prendre des décisions plus fiables.
Règle n°4 : Enregistrez chacune des opérations comptables en notant : la nature de l’opération, la date, le montant et le solde du jour.
Tenir sa comptabilité en interne peut prendre beaucoup de temps, et demande énormément de rigueur : si vous ne pensez pas être en mesure de la réaliser vous-même, il est fortement conseillé d’opter pour l’externalisation de cette partie.
Externaliser sa comptabilité
La tenue de votre comptabilité implique un classement de tous vos documents comptables sans exception, et ce de façon quotidienne : rien ne doit être oublié, et vous ne devez commettre aucune erreur. Nous l’avons vu, tous les mouvements bancaires et toutes les factures doivent être répertoriés, afin de réaliser des déclarations fiscales justes et précises.
Et au-delà de l’obligation légale, la bonne tenue de votre comptabilité vous permet également de limiter les des risques financiers liés à vos décisions. Réaliser sa comptabilité n’est pas seulement un geste technique : c’est un moyen d’avoir regard objectif et critique sur :
Le fonctionnement de votre entreprise
Les décisions qui doivent être prises afin de générer davantage de marge.
Car avec de petites décisions mal prises, les impacts sur votre activité peuvent être grands. Tenir votre comptabilité vous permettra de détecter vos erreurs et de les corriger à temps !
Alors, pour à la fois gagner du temps et s’assurer une tenue de compte exemplaire, de plus en plus d’entreprises décident de faire appel à des acteurs externes pour suivre leur comptabilité.
Si vous souhaitez faire appel à un appui extérieur, c’est de confier votre comptabilité à un comptable ou à une fiduciaire. Ce dernier vous apporte des conseils financiers, déclare les charges sociales, établit les fiches de paie, s’occupe de l’organisation administrative, met en place des tableaux de bord, élabore les budgets annuels, déploie des outils d’analyse et de rentabilité de votre activité.
