Die Buchhaltung führen: Was man wissen muss

Seine Buchführung zu erledigen ist für bestimmte Unternehmen eine Pflicht. Da eine gut geführte Buchhaltung aber auch ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs und der guten Entwicklung Ihres Unternehmens ist, ist es üblich, sie mit Strenge und Akribie zu führen. Welche Unternehmen sind also von der Pflicht zur Buchführung betroffen? Inwiefern kann es Ihnen bei der Dauerhaftigkeit Ihrer Tätigkeit wirklich helfen? Wir sagen Ihnen alles!

Seine Buchführung erledigen: Welche Unternehmen sind betroffen?

Juristische Personen, die den Rechtsstatus einer AG oder einer GmbH haben, sind zur Buchführung verpflichtet. Aber sie sind nicht die einzigen: Auch Kommanditaktiengesellschaften, Genossenschaften sowie Vereine und Stiftungen sind dazu verpflichtet.

Wenn Sie ein Einzelunternehmen besitzen oder eine Personengesellschaft (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft) sind und in Ihrem letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als CHF 500'000.- erzielt haben, unterliegen Sie ebenfalls der Buchführungspflicht. Wenn Sie jedoch ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft sind und keinen Umsatz von mehr als CHF 500'000.- erwirtschaftet haben, müssen Sie dennoch eine vereinfachte Buchhaltung führen: Darin werden die Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte Ihres Unternehmens aufgeführt.

Seine Buchführung erledigen: Warum ist das so unentbehrlich?

Ein Unternehmen, das eine strenge Buchhaltung führt, hat ein klares Bild von den finanziellen Ein- und Ausgaben, die getätigt werden. Die Buchhaltung ist daher ein wesentliches Instrument, um die Situation unter Kontrolle zu halten und die Entwicklung Ihres Unternehmens im Tagesgeschäft genau zu analysieren.

Sie arbeitet für den Erfolg und die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens und ermöglicht Ihnen, jede finanzielle Bewegung zu verstehen. In diesem Sinne ist es auch ein echter Pfeiler, der Ihnen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen: fundierte Entscheidungen, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen und jederzeit Ihre finanzielle Gesundheit berücksichtigen.

Indem Sie Ihre Buchhaltung täglich führen, entscheiden Sie sich für mehr Gelassenheit in Ihrer Verwaltung. Die Buchhaltung ist auch ein Leistungsinstrument, mit dem Sie dank der Einrichtung von Dashboards oder Prognosen die Zukunft vorhersehen und prognostizieren können.

Darüber hinaus hilft Ihnen die Führung eines Buchhaltungssystems, Ihre finanziellen Vereinbarungen zu sichern und den Partnern über die Verwaltung Ihres Unternehmens Bericht zu erstatten. Es ist ein Beweis für die gute Gesundheit Ihres Unternehmens und trägt dazu bei, Investoren und Kreditinstitute zu beruhigen.

Darüber hinaus ist die Buchhaltung im juristischen Bereich ein zulässiges Beweismittel im Falle von Rechtsstreitigkeiten zwischen Kaufleuten.

Es ist wichtig zu beachten, dass alle Buchhaltungsunterlagen und die verschiedenen Berichte im Zusammenhang mit der Buchhaltung Ihres Unternehmens mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Mehr als eine gesetzliche Verpflichtung ist die Führung der Konten Ihres Unternehmens daher für Ihr Wachstum unerlässlich: Aber Vorsicht, da die Einsätze, die auf Ihrer Buchhaltung lasten, hoch sind, wird Sorgfalt das Gebot der Stunde sein!

Die unverzichtbaren Elemente der Buchführung

Bevor wir über Ihre Optionen für die Finanzverwaltung sprechen, lassen Sie uns eine Bestandsaufnahme dessen vornehmen, was zu tun ist, wenn wir über die "Pflicht zur Buchführung" sprechen.

Erstellung des Inventars

Jedes Unternehmen, das eine Buchhaltung führt, muss die Elemente seiner Vermögenssituation zählen und im Inventar aufführen. Dieses Dokument ermöglicht es, die Existenz und den Wert der Aktiva und Passiva Ihres Unternehmens zu überprüfen. Sie muss ausreichend detailliert und erschöpfend sein, da dies das Dokument ist, das die Elemente der Bilanz rechtfertigt.

Es fasst Ihr materielles und immaterielles Anlagevermögen, Ihre Vorräte, Ihre Schulden, Ihre Forderungen, Ihre Finanzanlagen zusammen. In diesem Dokument sollte nichts ausgelassen werden: es dient als solide Grundlage für die Erstellung Ihrer Bilanz.

Die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang zum Jahresabschluss

Die Bilanz ist ein wesentliches Dokument für die Erstellung Ihrer Buchhaltung: Sie ermöglicht es Ihnen, die Aktiva und Passiva Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt darzustellen.

Ihre Bilanz muss daher datiert sein, und auflisten:

- was Sie besitzen (dies ist die Spalte "Aktiva" in der Bilanz)

- woher das Geld stammt, das Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht (dies ist die Spalte "Passiva" der Bilanz). Dazu gehören Ihre Darlehen, das investierte Kapital ...

Die Summe Ihrer Aktiva muss immer der Summe der in den Passiva aufgeführten Elemente entsprechen: In der Tat muss das gesamte Geld, das Ihnen zur Verfügung steht, verwendet werden (auf ein Bankkonto eingezahlt, in Ausrüstungen, in Immobilien investiert ...).

Sie müssen dann Ihre Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Hierbei handelt es sich um ein zusammenfassendes Buchhaltungsdokument, das es Ihnen ermöglicht, alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum umfassend und genau einzusehen. Es ist in der Tat dieses Dokument, das Ihnen hilft, zu erkennen, ob Sie in Ihrem Geschäftsjahr Gewinne oder Verluste gemacht haben.

Der Anhang zum Jahresabschluss schliesslich ist ein Dokument, das Ihnen helfen soll, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz zu verstehen. Es umfasst unter anderem:

-       Informationen und Kommentare zu bestimmten Posten in der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

-       Informationen über die angewandten Rechnungslegungsgrundsätze

-       Verbindlichkeiten und Kommentare zu Vermögenswerten, die als Sicherheit für Verbindlichkeiten verpfändet wurden

-       Informationen über die Forderungen

-       Die Bedingungen und Modalitäten der Tilgung

Es handelt sich um ein umfassendes Dokument, das rigoros abgefasst werden muss.

Diese Dokumente werden Ihnen helfen, eine Bestandsaufnahme des genauen Gesundheitszustandes Ihres Unternehmens zu machen: es ist in der Tat dieser Zustand, der Sie bei Ihren zukünftigen Entscheidungen leiten wird.

-       Ist es notwendig, mehr in diese oder jene Position zu investieren?

-       Ist es notwendig, die Ausgaben für diesen oder jenen Gegenstand zu begrenzen?

-       Welches Rentabilitätsniveau können Sie erreichen?

All diese Fragen werden durch die Einrichtung eines klaren Buchführungssystems geklärt. Um das Wachstum Ihres Unternehmens erfolgreich zu unterstützen, sollten wir also eine Bestandsaufnahme der Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zur Führung Ihrer Buchhaltung vornehmen.

Wie führt man seine Bücher?

Führen Sie Ihre Konten intern

Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Buchhaltung intern zu führen. Wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Teams über erhöhte Buchhaltungskenntnisse verfügen, kann diese Lösung (wenn sie auch zeitaufwendig ist) interessant sein.

Aber Vorsicht: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre gesamte Buchhaltung selbst zu erledigen, gibt es viele Regeln zu beachten:

Regel Nr. 1: Sie müssen für jede Transaktion, die Sie tätigen, einen Beleg aufbewahren.

Regel 2: Um Ihnen die Vorbereitung Ihrer offiziellen Dokumente zu erleichtern, sortieren Sie diese Belege in der chronologischen Reihenfolge des Zahlungs- oder Inkassodatums ein.

Regel Nr. 3: Führen Sie ein Kassenbuch, ein Post- oder ein Bankbuch: Aktualisieren Sie es täglich (oder wöchentlich, je nach dem Umfang der von Ihrem Unternehmen getätigten Transaktionen). Es ermöglicht Ihnen, die Entwicklung Ihrer Einnahmen genau zu beobachten und zuverlässigere Entscheidungen zu treffen.

Regel Nr. 4: Halten Sie jede Buchungstransaktion fest, indem Sie Folgendes notieren: die Art der Transaktion, das Datum, den Betrag und den Tagessaldo.

Ihre Buchhaltung intern zu führen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen und erfordert ein hohes Maß an Gründlichkeit: Wenn Sie nicht glauben, dass Sie dies selbst tun können, wird dringend empfohlen, diesen Teil auszulagern.

Ihre Buchhaltung auslagern

Gründe für die Auslagerung Ihrer Buchhaltung

Die Aktualisierung Ihrer Buchhaltung bedeutet, alle Ihre Buchhaltungsunterlagen ausnahmslos und täglich sortiert werden müssen: nichts darf vergessen werden, und Sie dürfen keinerlei Fehler machen. Wie wir gesehen haben, müssen alle Bankbewegungen und Rechnungen aufgelistet werden, um genaue und präzise Steuererklärungen abgeben zu können.

Über die gesetzliche Verpflichtung hinaus ermöglicht Ihnen eine gute Buchführung auch, die mit Ihren Entscheidungen verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen. Ihre Buchführung ist nicht nur eine technische Geste: Sie ist eine Möglichkeit, einen objektiven und kritischen Blick auf:

-       Die Funktionsweise Ihres Unternehmens

-       Die Entscheidungen, die getroffen werden müssen, um mehr Spielraum zu schaffen.

Denn wenn kleine Entscheidungen schlecht getroffen werden, können die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen gross sein. Die Führung Ihrer Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre Fehler zu erkennen und sie rechtzeitig zu korrigieren!

Um Zeit zu sparen und gleichzeitig eine vorbildliche Buchführung zu gewährleisten, entscheiden sich daher immer mehr Unternehmen, externe Akteure mit der Buchführung zu beauftragen.

Option Nr. 1: Inanspruchnahme eines professionellen Buchhalters

Die erste Möglichkeit, wenn Sie externe Unterstützung in Anspruch nehmen möchten, besteht darin, Ihre Buchhaltung einem Wirtschaftsprüfer oder einem vereidigten Buchprüfer anzuvertrauen. Dieser berät Sie in Finanzfragen, deklariert die Sozialversicherungsbeiträge, erstellt Gehaltsabrechnungen, kümmert sich um die Verwaltungsorganisation, erstellt Dashboards, erstellt Jahresbudgets und setzt Instrumente zur Analyse und Rentabilisierung Ihres Unternehmens ein.

Sie können sich dafür entscheiden, ihm Ihre Buchhaltung ganz oder teilweise zu überlassen. Der einzige Schatten im Bild sind die hohen Kosten. In der Tat können die Kosten, die entstehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung einer externen Buchhaltungsfirma anvertrauen wollen, beträchtlich sein und sind für ein Kleinunternehmen, das seine Tätigkeit aufnimmt, nicht geeignet. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Ihre Buchhaltung einem Online-Tool anzuvertrauen.

Option 2: Buchhaltung mit einem Online-Tool: Wie funktioniert das?

Jedes Jahr erobert die Online-Buchhaltung die Herzen von immer mehr Unternehmen. Die Idee? Um Ihre Buchhaltung so weit wie möglich zu vereinfachen und Ihnen viel Zeit und Geld zu sparen!

Sie brauchen nur Ihre Dokumente einzuscannen, oft mit Hilfe einer App, und ein Team kümmert sich für Sie um die gesamte monatliche Buchhaltung, die Mehrwertsteuerabrechnung, den Jahresabschluss und die Steuererklärung.

Um Ihnen einen klaren Überblick über Ihr Geschäft zu verschaffen, erstellen einige Unternehmen monatlich eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung für Sie, so dass Sie ständig in Kontakt mit Ihren Finanzen bleiben: Um die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Entwicklung Ihres Unternehmens zu unterstützen, ist dies der Schlüssel!

Auch hier ist diese Lösung preislich interessant: Rechnen Sie mit durchschnittlich CHF 400.- pro Monat für eine akribische und tägliche Nachbetreuung. Bitte beachten Sie, dass der Preis je nach Grösse Ihrer Struktur variiert: In diesem Sinne können Sie, wenn Sie selbstständig sind, Lösungen für rund CHF 250.- pro Monat finden!

Beispiel für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang zum Jahresabschluss