Modification société au Registre du commerce
Au cours de l’évolution de votre entreprise, si vous souhaitez modifier l’une des données liée à votre activité, ou à ses dirigeants, il est essentiel de l’annoncer au Registre du commerce. Que vous souhaitiez réaliser une mise à jour des données personnelles ou des données qui concernent directement l’activité de votre société, cette démarche est indispensable. Mais alors, quelles modifications pouvez-vous vraiment faire ? Si vous êtes une SA ou une Sàrl, comment procéder à ces mises à jour ? Et si vous êtes indépendant et détenez une entreprise individuelle, les formalités sont-elles les même ? On vous dit tout grâce à ce guide complet.
Quelles modifications peut-on faire au RC ?
Lorsque votre entreprise évolue, certaines données la concernant évoluent également. Noms des dirigeants, type d’activité, but, ou encore statut : faisons le point sur les changements qui nécessitent une mise à jour du Registre du commerce ?
Les changements liés à la raison sociale de l’entreprise
Il s’agit ici du nom de votre société. Si vous souhaitez élargir vos services, et que vous désirez que cela transparaisse dans le nom de votre entreprise, vous devez en avertir le Registre de commerce en précisant le nouveau nom avec précision dans une «réquisition de modification ».
En Suisse, la raison sociale et le nom commercial d'une entreprise sont deux notions différentes. Ces concepts se réfèrent à des éléments distincts de l'identité de l’entreprise. La raison sociale est, en effet, le nom officiel de l'entreprise tel qu'il est enregistré dans le registre du commerce. C'est le nom juridique de l’entreprise. Ce dernier peut inclure des informations telles que la forme juridique de l'entreprise et le nom des fondateurs. La raison sociale est utilisée dans les relations avec les autorités administratives, fiscales et sociales. Le nom commercial, en revanche, est le nom sous lequel l'entreprise exerce ses activités commerciales. C'est le nom qui est généralement connu du public et qui peut être différent de la raison sociale. Le nom commercial est utilisé dans les relations avec les clients et les fournisseurs. Le nom commercial peut être utilisé dans le cadre de la publicité et du marketing de l’entreprise. Le nom commercial d’une entreprise doit être distinctif et ne pas porter à confusion avec le nom d'autres entreprises.
En Suisse, le statut d'auto-entrepreneur n'existe pas en tant que tel. Il existe cependant plusieurs formes juridiques d'entreprises individuelles. Ces dernières permettent à une personne de démarrer une activité commerciale de manière simple et rapide. Il s’agit notamment de la raison individuelle (EI), la société en nom collectif (SNC) et la société en commandite simple (SCS).
Généralement, en tant qu'entreprise individuelle en Suisse, la raison sociale de votre entreprise sera votre propre nom. Ce nom peut être suivi du type de forme juridique que vous avez choisi d’adopter. Il est important de noter que la raison sociale d'une entreprise individuelle doit être enregistrée auprès du registre du commerce compétent. La raison sociale doit aussi être utilisée dans toutes les relations commerciales et administratives de l'entreprise.
Les changements liés à la commune du siège et à l’adresse
En cas de déménagement, de transfert du siège, de changement de commune ou de canton, les modifications doivent être réalisées au Registre du commerce.
Le but de l’entreprise
Le but de la société donne une ligne directrice pour la politique de l’entreprise : il a donc un rôle central et doit être particulièrement bien réfléchi dès la création de votre organisation, quel que soit votre forme juridique (SA, Sarl, Société en commandite, Fondation, Entreprise individuelle…). Mais ce but limite également les possibilités d’activités commerciales. Si vous souhaitez alors modifier le but de votre société, afin de diriger votre entreprise vers une autre activité et ainsi accompagner son développement, il est tout d’abord nécessaire pour une Sàrl et une SA d’obtenir la majorité qualifiée dans une Assemblée Générale. Lorsque les changements sont validés par l’AG, vous pourrez faire les modifications au Registre de commerce.
Les statuts
Le statut juridique d’une entreprise permet de choisir la forme juridique que prendra votre activité économique. Les règles applicables qui encadrent votre activité dépendront donc directement de ce statut. Au-delà des conséquences juridiques, le choix des statuts influence également le régime fiscal auquel seront soumis l'entreprise et le dirigeant. Le régime social, mais également les obligations comptables auxquelles l’entreprise est soumise, et les processus de décision au sein de l'entreprise dépendent aussi des statuts. C’est notamment à cause de ces nombreux impacts qu’il est tout à fait courant qu’une entreprise change ses statuts au cours de son développement : les grands événements tels que l'arrivée d'un nouvel associé, le développement d’une activité, ou encore la volonté de protéger ses biens personnels contre les créanciers peuvent motiver la mise à jour des statuts au Registre du Commerce.
Modifications des noms et de leurs responsabilités
Parmi les changements qui nécessitent une mise à jour du Registre du commerce, on note également certains cas liés aux modifications des noms. Si les noms des personnes ayant les qualités pour signer changent, ou encore si les personnes qui détiennent des parts sociales évoluent, il faudra en effet en avertir le Registre du commerce. Enfin, si le dirigeant est remplacé, il est également nécessaire de réaliser une mise à jour du Registre du commerce.
À chaque modification (transfert du siège, changement des statuts, du but, des noms, du type d’activité…), et quelle que soit son importance, vous devez joindre à votre demande les pièces justificatives qui vous seront demandées. Ces dernières devront être signées en original, ou bien être présentées sous forme de copies certifiées conformes par un notaire. Les démarches pour effectuer les modifications au Registre du commerce sont rigoureuses, et la procédure à suivre dépend en réalité de la forme juridique de votre entreprise : SA, Sàrl, entreprise individuelle, société en nom collectif ou en commandite, fondation...
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Peut-on modifier l’ID de registre ?
En Suisse, un "ID de registre" fait référence à un numéro d'identification unique. Cet ID de registre est attribué à chaque personne physique ou morale enregistrée dans le registre du commerce. Ce numéro est également connu sous le nom de "numéro d'identification du registre du commerce" ou "numéro UID".
Le registre du commerce est un registre public géré par les autorités cantonales suisses. Il contient des informations sur les entreprises enregistrées en Suisse, telles que leur raison sociale, leur forme juridique, leur adresse, leur capital social et leurs représentants légaux. L'ID de registre permet d'identifier de manière unique chaque entreprise enregistrée dans le registre du commerce.
En Suisse, il n'est pas possible de modifier l'ID de registre d'une entreprise. Ce numéro est attribué à chaque entreprise lors de son inscription au registre du commerce. L’ID de registre ne peut être modifié que dans des cas exceptionnels, notamment lors d'une fusion ou d'une scission d'entreprise.
Il est donc impératif de vérifier que toutes les informations enregistrées dans le registre du commerce soient correctes avant l'inscription de l'entreprise. En cas d'erreur, il est possible de demander la rectification des informations auprès des autorités compétentes. Cela ne modifiera cependant pas l'ID de registre de l'entreprise.
Faires des modifications au Registre du commerce lorsqu’on est une SA ou une Sàrl
En fonction de votre statut juridique, les formalités évoluent. Afin de modifier les statuts de votre Société Anonyme ou de votre Société à Responsabilité Limitée, vous devez vous adresser à un notaire : ce dernier se chargera directement des formalités auprès du Registre du commerce, qui sont particulièrement pointues.
Par ailleurs, si vous souhaitez réaliser des modifications pour votre entreprise qui ne concernent pas les statuts de votre entreprise, vous devez envoyer au Registre du commerce une demande écrite, datée et signée. Mais attention : ce document doit être réalisé par deux membre du conseil d’administration de l’entreprise ou par un membre autorisé à représenter la société par sa signature individuelle. Quoiqu’il en soit, les membres en question doivent être gérants.
Cette demande sera intitulée «réquisition de modification» et devra lister et détailler point par point chacun des changements qui doivent être réalisés.
Afin que votre demande de modification au Registre du commerce soit acceptée, votre SA ou votre Sarl doit impérativement joindre au courrier l'ensemble des pièces justificatives nécessaires. Vous devrez alors livrer :
Les déclarations d’opting out ;
Les contrats de cession de parts sociales ;
Les lettres d’acceptation de mandats des personnes à inscrire ;
Les preuves de votre nouvelle adresse ;
Etc.
Les procès-verbaux peuvent également être joints à votre courrier. Voici quelques exemples de procès-verbaux qui pourront vous être demandés lors de mise à jour de certaines données de votre entreprise :
Vous souhaitez nommer un nouvel administrateur ? Vous devrez livrer le procès-verbal original de l'assemblée générale qui a nommé le nouveau membre ;
Vous souhaitez conférer un nouveau pouvoir à un membre ? Vous devrez livrer le procès-verbal original de la séance du conseil qui lui a donné un droit de signature ou une certaine fonction ;
Vous souhaitez réaliser un changement concernant l’organe de révision ? Vous devrez livrer le procès-verbal original de l'assemblée générale qui a nommé le nouvel organe de révision ;
Vous souhaitez faire des modifications concernant les signatures ou les procurations conférées à des tiers ? Vous devrez livrer le procès-verbal original de la séance du conseil qui a conféré le pouvoir.
Faires des modifications au RC lorsqu’on est une entreprise individuelle
Lorsque vous possédez une entreprise individuelle, vous avez trois possibilités afin de demander une modification des données de votre entreprise au Registre du commerce.
Solution n°1 : Le guichet virtuel
Vous pouvez tout d’abord utiliser le guichet virtuel du Registre du commerce. Pour ce faire, vous devrez alors obtenir un compte e-démarche en vous inscrivant directement sur le site. Votre inscription sera effective dès que vous l'aurez finalisée, après réception d'un courrier recommandé.
Les e-démarches vous permettent de réaliser de nombreuses démarches sans avoir à vous déplacer, depuis un ordinateur, et parfois même depuis un smartphone. Elles vous offrent donc un gain de temps considérable.
C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises décident de passer par ce type de procédure afin de mettre à jour certaines de leurs données.
Afin de réaliser les modifications au Registre du commerce, tout en vous organisant en fonction de vos contraintes et de vos disponibilités, c’est un outil particulièrement intéressant.
Régulièrement, la liste des e-démarches qu’il est possible d’effectuer augmente.
L’inscription est vérifiée grâce à un login, un mot de passe et un code de connexion : il s’agit donc d’une démarche tout à fait sécurisée, dont vous pouvez vous servir afin de réaliser des modifications majeures pour le développement de votre société.
Solution n°2 : L’envoi de demande écrite
La seconde option qui s’offre à vous est d’envoyer au Registre du commerce une demande écrite, datée et signée. Cette demande devra être intitulée «réquisition de modification», et listera toutes les données qui doivent être mises à jour.
Comme pour les SA et les Sarl, vous devrez fournir les pièces justificatives afin que l’administration puisse procéder aux mises à jour que vous demandez.
Solution n°3 : vous présenter directement au guichet
Afin de réaliser les modifications concernant votre entreprise individuelle, vous pouvez enfin choisir de vous présenter aux guichets du Registre du commerce. N’oubliez pas de vous munir d'une pièce d'identité valable, qui vous sera demandée afin de procéder aux démarches.
Un exemple pratique
Dans certaines situations, plusieurs documents pourront vous être demandés pour une seule et unique demande. C’est par exemple le cas si vous souhaitez réaliser un changement concernant unorgane de révision.
Vous allez tout d’abord devoir réaliser une réquisition qui indiquera que X n’est plus réviseur, et que le nouveau réviseur est Y. Vous préciserez également l’adresse du siège et le n° IDE.
Vous allez également devoir joindre le procès-verbal original de l'assemblée générale qui a nommé le nouvel organe de révision.
Vous allez compléter votre demande en livrant la lettre originale d’acceptation de mandat du nouveau réviseur.
Puisque les formalités sont pointues, peuvent être fastidieuses, et dépendent de nombreux facteurs (nature de la demande et statut juridique), des solutions pour vous accompagner peuvent vous alléger !
Une solution pour réaliser vos modifications au RC rapidement et facilement
Si vous souhaitez modifier une ou plusieurs données figurant sur le Registre de commerce, sans vous préoccuper des formalités administratives qui s’y rattachent, il est tout à fait possible de confier cette mission à une entreprise telle que NewCo.
Qu’il s’agisse d’une modification d’adresse, de noms de dirigeants, d’une activité ou du but de l’entreprise, notre équipe vous accompagne afin de réaliser les formalités en quelques minutes seulement.
Puisque votre temps est précieux, optez pour la facilité : faire confiance à NewCo, c’est choisir une façon simple, rapide et efficace de faire les modifications dont vous avez besoin, sereinement. Vous gagnez du temps, grâce à une solution adaptée à vos contraintes.
Vous n’êtes désormais plus seul face aux démarches administratives : notre équipe de professionnels réactifs et dynamiques vous accompagne afin de répondre à toutes vos questions et réaliser les modifications au Registre du commerce en toute transparence.
Comme plus de 2000 entreprises, vous aussi, faites confiance à NewCo : nos conseillers se tiennent disponibles afin de vous guider à chaque étape du développement de votre société.
Afin de fournir les pièces justificatives adéquates, tout en gagnant du temps, notre équipe représente un soutien indispensable !
FAQ
Où trouver mon numéro IDE ?
Le numéro IDE est un numéro d'identification attribué par l'Office fédéral de la statistique à toutes les entreprises enregistrées en Suisse. On utilise le numéro IDE pour identifier l'entreprise dans le cadre de diverses procédures administratives et fiscales.
Il est possible de trouver son numéro IDE Suisse de différentes manières :
Sur le courrier de l'Office fédéral de la statistique
Sur le site web de l'Office fédéral de la statistique
En contactant l'Office fédéral de la statistique
Comment écrire la raison sociale ?
En Suisse, la raison sociale d'une entreprise est souvent composée du nom de l'entreprise et de sa forme juridique.
Voici quelques exemples de raisons sociales pour différentes formes juridiques :
Pour une société à responsabilité limitée (Sàrl) : Nom de l’entreprise + Sàrl
Pour une société anonyme (SA) : Nom de l’entreprise + SA
Pour une entreprise individuelle (EI) : Nom de l'entreprise, suivi éventuellement de l'indication "entreprise individuelle" ou "EI"
