Schweizer Mehrwertsteuer: Wie funktioniert sie?

Besitzen Sie ein Unternehmen in der Schweiz oder sind Sie ein ausländisches Unternehmen, das Dienstleistungen in der Schweiz erbringt? Um zu verstehen, wie die Mehrwertsteuer funktioniert und ob Sie ihr unterliegen, hilft Ihnen unser Leitfaden. Haben Sie Fragen zu den angewandten Steuersätzen? Welche Unternehmen sind steuerpflichtig? Ab welchen Schwellenwerten sind Sie zur Zahlung dieser Steuer verpflichtet? Wie erstellen Sie MwSt.-Abrechnungen und kommen so all Ihren buchhalterischen Verpflichtungen nach? Um dies zu verstehen, nehmen wir gemeinsam eine Bestandsaufnahme der Situation vor.

Wie funktioniert die Schweizer Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer (MwSt.) in der Schweiz ist eine indirekte Konsumsteuer. Diese wird auf die meisten im Land verkauften Waren und Dienstleistungen erhoben. Im Folgenden finden Sie einige Schlüsselinformationen darüber, wie die Schweizer Mehrwertsteuer funktioniert:

- Mehrwertsteuersätze. In der Schweiz gibt es drei verschiedene Mehrwertsteuersätze: den Normalsatz von 7,7 %, den ermässigten Satz von 2,5 % und den Sondersatz von 3,7 %. Der Normalsatz wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen angewendet, während der ermässigte Satz auf bestimmte Grundnahrungsmittel angewendet wird. Der Sondersatz wird auf bestimmte Güter wie zum Beispiel alkoholische Getränke, Zigaretten und Kraftstoffe angewandt.

- Verpflichtung zur Rechnungsstellung. Unternehmen, die bei der Schweizer Steuerverwaltung registriert sind, sind verpflichtet, die Mehrwertsteuer auf ihre Produkte und Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 100.000 CHF können sich für eine Befreiung von der Umsatzsteuer entscheiden.

- System der Gutschrift der Umsatzsteuer. Unternehmen können die auf Käufe und Ausgaben im Zusammenhang mit ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit gezahlte Mehrwertsteuer abziehen. 

- Zahlung der Mehrwertsteuer. Unternehmen müssen die von ihren Kunden gezahlte Mehrwertsteuer an die Schweizer Steuerbehörden abführen. Die Umsatzsteuerzahlungen werden je nach Grösse des Unternehmens vierteljährlich oder jährlich geleistet.

- Regelung zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Ausländische Unternehmen, die Verkäufe in der Schweiz tätigen, jedoch nicht in der Schweiz ansässig sind, können verpflichtet werden, sich für die Schweizer Mehrwertsteuer zu registrieren. Sie sind dann verpflichtet, ihren Kunden die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen.

Welcher Mehrwertsteuersatz wird in der Schweiz angewendet?

In der Schweiz gelten für die Mehrwertsteuer (MwSt.) unterschiedliche Prozentsätze.

Der Standard-Mehrwertsteuersatz beträgt somit 7,7 %. Es gibt jedoch einen Sondersatz von 3,7 % für Hotels und einen ermässigten Satz von 2,5% auf bestimmte Güter des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen und Medikamente.

In dieser Hinsicht gehört die Schweiz zu den europäischen Ländern mit den niedrigsten Mehrwertsteuersätzen.

Welche Unternehmen sind mehrwertsteuerpflichtig?

Im Prinzip sind alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechtsform, mehrwertsteuerpflichtig: So sind Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Einzelfirmen, Kommanditgesellschaften und Kollektivgesellschaften alle mehrwertsteuerpflichtig.

Wenn sich Ihr Sitz jedoch in der Schweiz befindet und Ihr Umsatz aus steuerpflichtigen Dienstleistungen weniger als CHF 100'000.- pro Jahr beträgt (bzw. CHF 150'000.- bei gemeinnützigen Sport- oder Kulturvereinen und bei karitativen Einrichtungen), sind Sie von der Mehrwertsteuerpflicht befreit. Darüber hinaus sind öffentlich-rechtliche Institutionen mit einem Umsatz von weniger als CHF 100'000.- ebenfalls von der Mehrwertsteuer befreit.

Darüber hinaus erbringen einige Unternehmen Dienstleistungen, die vom Anwendungsbereich der Besteuerung ausgenommen sind und daher keine Mehrwertsteuer zahlen müssen. Dies ist z.B. der Fall bei Unternehmen, die medizinische Behandlungen oder Dienstleistungen im Bildungsbereich anbieten. Wenn die oben genannten Umsatzschwellenwerte nicht erreicht werden, kann ein Unternehmen jedoch beschliessen, freiwillig mehrwertsteuerpflichtig zu werden.

Wenn Ihr Sitz im Ausland liegt, Sie aber auf schweizerischem Gebiet eine Betriebsstätte haben, sind die Bedingungen für die Mehrwertsteuerpflicht identisch mit denen für Unternehmen mit Sitz auf schweizerischem Gebiet. Dabei ist die Umsatzschwelle entscheidend. Wenn Sie die betreffende Umsatzschwelle (die der Art der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen entspricht) erreichen, sind Sie mehrwertsteuerpflichtig. Ferner ist es wichtig zu beachten, dass, wenn sich Ihr Sitz nicht in der Schweiz befindet, Sie aber mehrere Niederlassungen haben, die sich in der Schweiz befinden, diese als ein einziges autonomes Steuersubjekt betrachtet werden.

Der Beginn der Mehrwertsteuerpflicht

Dabei wird zwischen dem Beginn der obligatorischen Besteuerung und dem Beginn der freiwilligen Besteuerung unterschieden, die nicht den gleichen Verfahren unterliegen.

Beginn der freiwilligen Umsatzsteuerpflicht

Die freiwillige MwSt.-Schuld wird in der Tat von Unternehmen beantragt, deren auf den steuerpflichtigen Umsatz zu zahlende MwSt. geringer ist als die MwSt. oder die Vorsteuer, die der Unternehmer auf seine Einkäufe, Gemeinkosten und Investitionen in den MwSt.-Erklärungen (auf die wir im Folgenden etwas näher eingehen werden) zurückerhalten könnte. In diesem Fall, und selbst wenn die Umsatzschwelle nicht erreicht wird und Sie somit grundsätzlich von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit sind, können Sie beantragen, der Mehrwertsteuer zu unterliegen. Dies ist eine rein freiwillige Erklärung, die auf alleinige Initiative des Unternehmens hin abgegeben wurde. Obwohl es sich hierbei um einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand handelt, da Sie das Buchhaltungsprogramm so einrichten müssen, dass Sie die MwSt. abrechnen, die MwSt. während der Buchungen erfassen, MwSt.-Erklärungen ausfüllen oder die Korrespondenz mit der ESTV abwickeln müssen, kann diese freiwillige Erklärung auch erhebliche wirtschaftliche und steuerliche Vorteile mit sich bringen.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Sitz in der Schweiz haben, beginnt die Mehrwertsteuerpflicht mit der Aufnahme Ihrer Geschäftstätigkeit. Bei ausländischen Unternehmen beginnt diese Pflicht mit der erstmaligen Erbringung einer Dienstleistung auf schweizerischem Gebiet. In diesem Sinne ist es auf Antrag des Unternehmens durchaus möglich, sich in das Register der Mehrwertsteuerpflichtigen einzutragen, wenn das Unternehmen nicht zur Zahlung der Mehrwertsteuer verpflichtet ist, weil die Umsatzschwelle nicht erreicht wird:

• Unternehmen mit Sitz in der Schweiz können diese Erklärung zur freiwillige Registrierung in das Mehrwertsteuerregister frühestens zu Beginn der laufenden Steuerperiode abgeben.

• Ausländische Unternehmen können diese freiwillige Registrierung frühestens bei der erstmaligen Erbringung einer Dienstleistung in der Schweiz vornehmen. Es ist auch zu beachten, dass die Registrierung, um gültig zu sein, während desselben Steuerzeitraums erfolgen muss.

Beginn der Steuerpflicht

Die obligatorische Mehrwertsteuerpflicht beginnt in mehreren Fällen:

• Wenn Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit aufnehmen

• Wenn Sie eine bestehende Geschäftstätigkeit übernehmen

• Wenn Sie eine neue Zweigstelle eröffnen

Bitte beachten Sie jedoch: Wenn Ihr Unternehmen bisher von der Mehrwertsteuerpflicht befreit war, weil es die Umsatzschwelle nicht erreicht hat, wird es ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die entsprechende Umsatzschwelle erreicht wurde, mehrwertsteuerpflichtig.

Wird bei der Aufnahme Ihrer unternehmerischen Tätigkeit davon ausgegangen, dass die massgebende Umsatzgrenze im Laufe des Geschäftsjahres erreicht wird, sind Sie zudem verpflichtet, sich bei der ESTV als steuerpflichtige Person für Mehrwertsteuerzwecke registrieren zu lassen. Somit erhalten Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Sind Sie ein ausländisches Unternehmen und erbringen Sie zum ersten Mal Dienstleistungen in der Schweiz, dann werden Sie umsatzsteuerpflichtig, sobald davon auszugehen ist, dass die entsprechende Umsatzschwelle innerhalb der nächsten zwölf Monate voraussichtlich erreicht wird.

Was sollten Sie tun, wenn Sie die Voraussetzungen für die Mehrwertsteuerpflicht erfüllen?

Wenn ein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, muss es sich innerhalb von 30 Tagen, nachdem es mehrwertsteuerpflichtig geworden ist, spontan bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) registrieren lassen.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, können Sie einen von der ESTV angebotenen Online-Fragebogen ausfüllen.

Für die Verwaltung der Mehrwertsteuer stehen auf der Website des ESTV verschiedene Formulare zur Verfügung: Anmeldung, Abmeldung, Kontoauszug, Antrag auf Fristverlängerung usw. Da es manchmal schwierig ist, sich zurechtzufinden, entscheiden sich einige Unternehmen dafür, die Verwaltung der Mehrwertsteuer einer externen Partei anzuvertrauen. Der Einsatz von Online-Software ermöglicht es Ihnen also, sich bei der Durchführung der Mehrwertsteuerabrechnungen von professionellen Teams begleiten zu lassen.

Die Mehrwertsteuererklärung

Wie mache ich eine Mehrwertsteuererklärung?

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, muss die Mehrwertsteuer unbedingt sehr sorgfältig geführt werden. In der Tat ist es auf buchhalterischer Ebene notwendig, regelmässig MwSt.-Erklärungen zu erstellen, die es den Steuerpflichtigen ermöglichen, der ESTV (Steuerverwaltung der Beiträge) die erzielten Umsätze zu melden, durch Abzug der von den verschiedenen Lieferanten in Rechnung gestellten MwSt. (Vorsteuer) zu melden: Auf diese Weise ermöglichen die Erklärungen die Bestimmung des zu zahlenden oder zurückzufordernden Nettobetrags.

Dazu stehen Ihnen dann zwei Methoden zur Verfügung:

1. Sie können wählen, ob Sie tatsächlichen Abrechnungen durchführen möchten. Hier erklären Sie Ihren Umsatz nach den gesetzlich vorgesehenen Sätzen und dem Vorsteuerbetrag. In diesem Fall erstellen Sie alle drei Monate eine Mehrwertsteuerabrechnung.

2. Die zweite Methode sind die Nettosteuerschuldquoten: Bei dieser Methode erklären Sie Ihren Umsatz und die Mehrwertsteuer, die Ihren Kunden halbjährlich in Rechnung gestellt wird. Sie multiplizieren diese Zahl mit dem von der schweizerischen Steuerverwaltung (ESTV) festgesetzten Nettosteuerschuldensatz. Die Vorsteuer wird dann pauschal abgezogen und muss nicht mehr ermittelt werden.

Wie bezahle ich die Steuer?

Reichen Sie innerhalb von 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode das Abrechnungsformular bei der ESTV ein. Sie zahlen die Steuer an die ESTV. Zu diesem Zeitpunkt werden Sie auch Ihre Steuerschuld begleichen.

Wenn Sie über ein Guthaben verfügen, erstattet Ihnen das die ESTV den Betrag innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt Ihrer Abrechnung zurück. Bitte beachten Sie auch, dass bei Rückzahlung des Restbetrags zugunsten der haftenden Gesellschaft nach dem 60. Tag nach dem Tag der Erstellung der Abrechnung Zinsen zum aktuellen Zinssatz für den Zeitraum vom 61. bis zum Tag der Rückzahlung gutgeschrieben werden.

Welche Abrechnungsperiode?

Der Zeitraum, in dem Steuern und Vorsteuern gemeldet werden müssen, hängt von der gewählten Abrechnungsmethode ab. Es kann ein vierteljährlicher Zeitraum (tatsächliche Abrechnungsmethode), ein halbjährlicher Zeitraum (Abrechnung nach dem Steuerschuldensatz) oder ein jährlicher Zeitraum sein, wenn Sie Dienstleistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland beziehen.

Eine tadellose Buchführung

Natürlich hängt die Genauigkeit der MwSt.-Abrechnungen direkt von der Präzision ab, mit der Ihre Tätigkeit verbucht wird. Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, ist es daher unerlässlich, die Buchhaltung rigoros zu führen: nur so können Sie die geschuldete Steuer sowie den Betrag der abzugsfähigen Vorsteuer genau berechnen.

Darüber hinaus muss unbedingt festgelegt werden, dass Sie verpflichtet sind, alle Buchhaltungsbücher, Belege, Geschäftspapiere und alle anderen Buchhaltungsunterlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren: Im Falle einer Prüfung können Sie dann der Prüfstelle einen Nachweis über Ihre Aussagen vorlegen.

Die Mehrwertsteuererklärung: Wie mache ich eine MWST-Abrechnung ?

In der Schweiz müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen die Umsatzsteuer regelmässig deklarieren und bezahlen. Folgende Schritte sind zu beachten, wenn Sie in der Schweiz eine Mehrwertsteuererklärung einreichen:

1. Identifizieren Sie den Abrechnungszeitraum. Unternehmen in der Schweiz müssen die Mehrwertsteuer in der Regel vierteljährlich erklären, grosse Unternehmen sind jedoch unter Umständen zu einer monatlichen Erklärung verpflichtet. Der Abrechnungszeitraum lässt sich normalerweise aus der Steuerrechnung entnehmen, die von der Steuerbehörde verschickt wird.

2. Berechnen Sie die zu zahlende Mehrwertsteuer. Das Unternehmen muss die geschuldete Mehrwertsteuer für den Meldezeitraum berechnen, indem es die abzugsfähige Mehrwertsteuer von der eingenommenen Mehrwertsteuer subtrahiert. Dies wird den Betrag der für den Erklärungszeitraum geschuldeten Mehrwertsteuer ergeben.

3. Füllen Sie das Schweizer Formular für die MWST-Abrechnung aus. Das Unternehmen muss das von der Schweizer Steuerbehörde bereitgestellte Erklärungsformular online oder in Papierform ausfüllen.

4. Reichen Sie die Mehrwertsteuerabrechnung ein. Nachdem das Unternehmen das Abrechnungsformular ausgefüllt hat, muss es dieses bei der Schweizer Steuerbehörde einreichen.

5. Zahlen Sie die geschuldete Mehrwertsteuer. Das Unternehmen muss die geschuldete Mehrwertsteuer an die Schweizer Steuerbehörde zahlen. Die Zahlung kann online oder per Banküberweisung gemäss den Anweisungen der Steuerbehörde erfolgen.

Die Fristen für die Erklärung und Zahlung der Mehrwertsteuer in der Schweiz sollten immer eingehalten werden, um Strafen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.