Gestion des salaires en Suisse

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Les chefs d’entreprises qui embauchent des salariés sont tenus de mettre en place une gestion des salaires rigoureuse. En effet, de nombreuses règles et particularités doivent être considérées afin de procéder à cette obligation administrative. Alors, comment l’employeur doit-il déclarer les salaires versés à ses employés ? Quels délais doit-il respecter ? Que doit contenir une fiche de paie ? Comment les conventions collectives interviennent-elles dans la gestion des salaires ? Nous faisons le point pour que vous puissiez y voir plus clair !


 

Comprendre une fiche de salaire

Les fiches de salaires contiennent beaucoup d’informations, qui varient selon les pays dans lequel le travail est effectué : salaire brut, déductions sociales, et salaire net sont alors indiqués. En Suisse, une fiche de salaire possède plusieurs rubriques.


Le salaire brut mensuel 

Sur une fiche de paie, le salaire fixe ou le salaire variable (selon ce qui a été stipulé sur le contrat de travail de l’employé) sera précisé sur la première ligne.


Le montant des allocations familiales

Il sera ici précisé le montant des allocations familiales qui sont perçues par le salarié. Elles varient en fonction du canton dans lequel il travaille. Le bénéficiaire de l’allocation familiale pourra dès lors recevoir une allocation mensuelle d’au moins CHF 200.- pour les enfants jusqu’à 16 ans, et une allocation mensuelle d’au moins CHF 250.- pour les enfants jusqu’à 25 ans qui sont encore en étude ou formation.A noter que certains cantons offrent des allocations familiales qui peuvent être plus importantes que ce qui est prévu par la loi fédérale. En outre, certaines entreprises peuvent également décider de proposer un montant plus important que ce qui est fixé par le canton.


Les cotisations AVS et AI

Il s’agit ici de l’une des déductions sociales qui sont réalisées sur le salaire brut. Sur certaines fiches de salaire, les cotisations AVS et AI (et parfois APG) sont regroupées sous la même mention « AVS ».

L’AVS, c’est l’Assurance Vieillesse et Survivants. Son objectif ? Compenser partiellement une perte de revenus suite à une cessation d’activité.  Cette assurance, auprès de laquelle il est obligatoire de cotiser, vient donc couvrir les besoins vitaux d'une personne assurée en cas de retraite ou de sa famille en cas de décès.

Cette cotisation débute le 1er janvier les 17 ans d’une personne, et se poursuit jusqu’à l’âge de sa retraite.

En ce sens, l’AVS vous permettra de percevoir une pension de retraite (appelée aussi rente) et une rente d’invalidité si vous en avez besoin. Elle permet également de bénéficier d’une rente « survivant » : il s’agit là d’une pension qui sera versé au conjoint ou aux enfants en cas de décès de l’un ou des deux parents.

Le taux de cotisation à l’AVS est fixé par la Confédération Suisse. Il n’évolue donc pas selon les cantons et les entreprises dans lesquels le travailleur exerce son activité. La cotisation à l’AVS est imputée sur l’ensemble des revenus : salaire brut, d’un salaire variable et indemnités.

L’assurance invalidité (AI), finance quant à elle l’ensemble des mesures qui permettront aux salariés victimes d’une infirmité (due à un problème congénital, à une maladie ou à un accident) de se réinsérer dans la vie professionnelle. Il s’agit également d’une assurance obligatoire, qui s’étend sur tout le territoire suisse, et est applicable à tous les salariés, quelle que soit l’entreprise dans laquelle ils travaillent. Grâce à l’AI, l’employé pourra alors bénéficier d’une rente ou d’indemnités journalières. Cette assurance propose également des mesures de réadaptation.


L’assurance militaire perte de gain

L’assurance militaire perte de gain est fixée par la Confédération, et s’applique à tous les travailleurs. Elle couvre les accidents et les maladies qui interviennent pendant les périodes durant lesquelles les personnes effectuent leur temps militaire.


Les cotisations chômage

Il s’agit ici des cotisations qui financent le système de chômage Suisse. Le taux est fixé par la Confédération, et s’applique à un salaire de référence (le gain assuré). Il est essentiel de rappeler que ce salaire de référence mensuel est plafonné. En ce sens, si votre salaire est supérieur à ce montant, votre taux de cotisation ne s’applique qu’en fonction de cette valeur plafond. Ainsi, si vous gagnez plus que cette valeur plafond, et que vous devenez chômeur, alors l’allocation à laquelle vous aurez droit sera calculée sur ce montant : elle sera par conséquent moins importante que si le calcul avait été réalisé sur la base de votre salaire réel.


La caisse de pension

La caisse de pension est en réalité le second pilier du système de prévoyance suisse. Il s’agit de la prévoyance professionnelle, qui complète l’AVS : grâce à ce système qui couvre les baisses de revenus liées à l’invalidité et à la vieillesse, c’est 60% de votre salaire qui est alors couvert.

Tout travailleur qui perçoit plus de CHF 19'890.- par an est tenu de cotiser à cette caisse de pension.

C’est l’entreprise qui peut choisir d’appliquer les cotisations minimum prévues par la loi, ou de proposer une politique plus avantageuse.

De 17 à 25 ans, le salarié cotise pour les couvertures d’invalidité et décès : après 25 ans, il cotise également pour la retraite.

L’employeur est tenu de cotiser au moins pour la même somme que ses salariés.


L’assurance accidents non professionnels

Elle est obligatoire pour chacun des salariés qui travaillent plus de 8 heures par semaine pour une entreprise. L’assurance accidents non professionnels couvre, comme son nom l’indique, les accidents qui interviennent en dehors du contexte professionnel. Le taux est fixé par la compagnie d’assurance avec laquelle l’employeur a établi un contrat. Il dépend directement du secteur d’activité dans lequel évolue l’entreprise.


L’impôt à la source

Avec l’impôt à la source, l’employeur prélève chaque mois sur votre salaire, le montant de l’impôt : le calcul de ce dernier dépend de très nombreux critères. Ce prélèvement mensualisé ne concerne que certains travailleurs étrangers. Les Suisses qui habitent en Suisse ne sont pas concernés par cet impôt à la source. Mais les Suisses qui habitent en dehors de la Suisse sont en revanche tenus de le payer.

Lorsque l’employeur a récupéré l’impôt à la source directement sur les salaires de ses travailleurs, c’est ensuite à lui de calculer le montant qu’il reversera ensuite directement à l’Office cantonal des impôts, chaque trimestre.


Le salaire net

La dernière ligne présentée sur la fiche de salaire correspond au salaire net, directement perçu par le salarié, toutes déductions faites.


Le rôle des conventions collectives dans la gestion des salaires

Afin de cadrer les réglementations de travail et les rapports entre employeurs et salariés, les conventions collectives de travail sont appliquées. Elles sont établies entre les employeurs et les associations de travailleurs, afin de préciser :

  • Les dispositions sur le contenu et la fin du contrat de travail individuel des salariés

  • Les dispositions sur les droits et les obligations de deux parties (employeurs et salariés)

  • Les dispositions sur le contrôle de l’application des mesures précisées

Les dispositions concernant le minimum salarial, le 13ème mois, les indemnités, les vacances, la durée de travail, la protection contre le licenciement ou encore les versements en cas de maladie, maternité ou service militaire seront alors définies grâce à la conventions collective à laquelle participe l’employeur. En ce sens, elle représente une véritable référence pour l’employeur, qui retrouvera toutes les lois qu’il est tenu de suivre pour gérer les salaires de ses travailleurs.


Déclaration des salaires

Quels délais pour déclarer les salaires ?

Les employeurs sont tenus de déclarer les salaires versés à leurs salariés auprès de la caisse de compensation. Le décompte des salaires doit alors être effectué dans les 30 jours qui suivent le terme de la période de décompte. L’employeur a jusqu’au 30 janvier pour remettre l’attestation de salaire complétée à la caisse de compensation. S’il ne remet par les attestations de salaires à temps, des intérêts pourront lui être imposés.

Quelles masses salariales doivent être déclarées ?

La déclaration des salaires qui ont été versés par l'employeur durant l'année permet de prendre en considération les cotisations qui ont été réalisées par chacun des salariés. Les revenus déclarés sont alors inscrits dans les comptes individuels des employés, ce qui permettra de déterminer les niveaux de prestations futures auxquels ils auront droit.

La masse salariale qui est déclarée doit inclure tous les salaires qui ont été versés au cours de l’année civile, et qui sont soumis à l’AVS, à l’AI, à l’APG et à l’AC.

L’employeur doit également déclarer les salaires qui ont été versés ou crédités durant l’année écoulée, mais qui concernent des activités datant de périodes antérieures.

L’employeur doit également déclarer les masses salariales soumises à la caisse d'allocations familiales. Tout salaire soumis à l’Assurance Vieillesse et Survivants, à l’Assurance Invalidité et aux Assurances Pertes de Gains est également soumis à la CAF. En ce sens, le total général des masses salariales qui sont soumises à la CAF doit correspondre au total général de la masse salariale soumise à l’AVS, à l’AI et aux APG.

Transmission des informations salariales à la Caisse AVS

Lorsque la déclaration salariale est parfaitement complétée, l’employeur doit transmettre l’ensemble des données à la Caisse AVS : il peut alors choisir de les envoyer en format txt, xls ou décider d’utiliser la procédure de déclaration de salaire uniforme ELM (au format xml).


Quelles solutions pour gérer les salaires ?

Lorsqu’on possède une entreprise, la gestion des salaires peut rapidement prendre beaucoup d’ampleur : elle demande une grande rigueur, une organisation pointue, la prise en considération de nombreuses lois, et nécessite donc beaucoup de temps.

Pour gérer les salaires au sein de l’entreprise, plusieurs options s’offrent alors à l’employeur.

Il est tout d’abord possible de créer un poste comptable dédié à la gestion de paies. C’est un poste complet, qui est indispensable au sein de grosses structures qui emploient un grand nombre de salariés. Mais lors de la création d'une nouvelle entreprise, ou pour certaines PME, cette option peut s’avérer parfois trop couteuse et représenter un point de dépenses trop conséquent.

La seconde option, c’est alors de se tourner vers des logiciels dédiés à la gestion des salaires, tels que Bexio. Ce type de logiciels permet de réduire le temps dédié aux tâches administratives : en quelques clics, il est possible de créer des fiches de paie complètes, de façon automatisée. L’interface avec votre banque vous accompagne afin de transférer directement les versements, sans avoir à tout gérer manuellement.

Puisque la gestion des salaires demande des compétences pointues, n’hésitez pas à vous faire accompagner sur ce point : la parfaite organisation de votre entreprise en dépend !

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