Inscription au Registre du commerce : le guide complet
L'inscription au Registre du commerce suisse est une démarche primordiale lors de la création d’une entreprise, que vous établissiez une Société anonyme (SA), une Société à responsabilité limitée (Sàrl) ou une entreprise individuelle. C'est le premier pas officiel vers l'activité économique dans le respect des cadres légaux de la Suisse. Est-elle obligatoire pour toutes les sociétés ? Quel est le rôle exact du Registre du commerce (RC) ? Et surtout, comment procéder à l’inscription de votre entreprise auprès de cet organisme ? On vous dit tout dans ce guide complet !
Quel est le rôle du Registre du commerce ?
Le Registre du commerce en Suisse est le répertoire officiel qui liste toutes les entreprises et entités juridiques, jouant un rôle vital dans l'écosystème commercial suisse. Il est administré au niveau cantonal par les offices du registre du commerce et est supervisé par l'Office fédéral du registre du commerce. Il constitue une source d'information légale et transparente sur la forme juridique, la propriété, et la gouvernance des entités inscrites. C'est une ressource essentielle pour valider l'existence juridique des entreprises, vérifier les pouvoirs de représentation et les droits de signature de leurs membres, ce qui est crucial pour la sécurité des transactions commerciales et la confiance entre les acteurs économiques. L'inscription au Registre du commerce est un sceau d'authenticité qui confirme que les entreprises respectent les obligations légales suisses et s'engagent dans le commerce avec une responsabilité définie.
Qui doit s’inscrire au Registre du commerce ?
Plusieurs formes juridiques doivent obligatoirement s'inscrire au Registre du commerce :
Les entreprises individuelles sont concernées par l'inscription obligatoire au Registre du commerce dès lors qu'elles réalisent un chiffre d'affaires annuel de CHF 100’000 ou plus. En dessous de ce seuil, l'inscription reste facultative mais peut être bénéfique pour la crédibilité de l'entreprise.
Les sociétés en nom collectif
Les sociétés en commandite
Les associations avec activité commerciale
Si vous souhaitez inscrire l’une des entités suivantes, vous devrez le faire grâce à un notaire qui se chargera des formalités d'inscription :
Les fondations
Les sociétés coopératives
L'inscription des succursales, qu'elles appartiennent à des entités juridiques ayant leur siège en Suisse ou à l'étranger, est également régulée par le Registre du commerce. Notez que les entreprises en liquidation ou faisant l'objet d'une procédure de faillite sont elles aussi répertoriées au Registre du commerce, fournissant ainsi une vue complète de la santé économique des entités enregistrées.
Comment réaliser son inscription au Registre du commerce ?
Les procédures d'inscription au Registre du commerce diffèrent en fonction de la forme juridique de votre entreprise. Voici un panorama des marches à suivre en fonction de l’entité que vous souhaitez créer :
Inscrire votre entreprise individuelle au Registre du commerce
Le choix du nom d’entreprise est une première étape décisive, car il doit être unique et refléter l'identité de votre Sàrl, SA, ou entreprise individuelle. En tant que raison individuelle, votre nom de famille doit faire partie de la raison sociale. Afin de procéder à l’inscription de votre entreprise individuelle au Registre du commerce, deux possibilités s’offrent à vous.
Possibilité n°1 : Envoyer un courrier daté et signé intitulé « réquisition d’inscription ».
Votre courrier devra indiquer plusieurs informations :
Le nom de votre entreprise composé de votre nom de famille complet, avec éventuellement un ajout qui précise votre activité (par exemple "Favre" ou "Favre Café")
L’adresse de votre entreprise
Le but de votre entreprise
Les informations sur le fondateur de l’entreprise (nom, prénom, commune d'origine ou nationalité - pour les étrangers -, et commune de domicile).
Il est toutefois essentiel de noter que lors de votre inscription en tant que raison individuelle, vous devrez dans tous les cas vous présenter au Registre du commerce ou chez un notaire afin de faire légaliser votre signature.
Possibilité n°2 : Vous présenter au guichet.
Vous devez impérativement être muni d’une pièce d'identité valable. Cette prestation vous sera facturée par le Registre du commerce environ CHF 290.- et comprend l’établissement de la réquisition et la légalisation de signature.
Inscrire votre Société anonyme au Registre du commerce
Si vous souhaitez créer une SA, c’est le notaire qui se charge d’inscrire votre entreprise au Registre du commerce. Vous devez dans un premier temps choisir le nom de votre entreprise. Pour cette forme juridique, le choix du nom est libre mais doit pouvoir être clairement distingué de tout autre nom de société déjà enregistré en Suisse (Sàrl ou SA, en français, allemand, italien et anglais). Notez qu’il est tout à fait possible de changer le nom de votre société après sa création. Il faudra pour cela faire modifier les statuts par l'assemblée générale. Cette procédure nécessite également un passage devant le notaire.
Inscrire votre Sàrl au Registre du commerce
Comme pour la SA, c’est le notaire qui se charge d’inscrire votre Sàrl au Registre du commerce. Vous allez devoir choisir la raison sociale de votre société. Comme pour la SA, le choix du nom est totalement libre, mais doit se distinguer de tout autre nom d’entreprise déjà enregistré au RC. Vous devrez toutefois obligatoirement y ajouter la mention "Sàrl". En cas de volonté de modification du nom de votre entreprise, vous devrez faire modifier les statuts de votre société, ce qui nécessite un acte authentique.
La vérification du Registre du commerce
Suite à votre demande d'inscription, l’office cantonal du Registre du commerce s'assure qu'il n'y a pas d'entreprises au nom similaire, vérifie les informations sur les personnes, le but, les pièces justificatives, etc. Les émoluments pour l'inscription au Registre du commerce sont spécifiques à chaque forme juridique, avec par exemple CHF 150 pour une entreprise individuelle et CHF 520 pour une Sàrl ou une SA. Par ailleurs, comptez en général entre 5 jours et 4 semaines pour que votre inscription soit effective.
Le Registre du commerce pour effectuer des modifications
Le Registre du commerce suisse est l'autorité qui enregistre les modifications apportées aux données des entreprises. Il est important de distinguer les processus selon le type d'entreprise concerné :
Modifier l'inscription d'une Sàrl ou SA
Modifications par réquisition simple
Les changements d'adresse dans la même commune, les ajustements concernant les personnes ayant le pouvoir de signature ou les modifications des parts sociales peuvent en principe être réalisés par une simple réquisition de modification auprès du Registre du commerce.
Modifications nécessitant une mise à jour des statuts
Le changement du nom de l'entreprise, de son but, ou un déménagement du siège social vers une autre commune doivent être formalisés par un acte authentique rédigé par un notaire et enregistré au Registre du commerce.
Modifier l'inscription d'une entreprise individuelle
Les raisons individuelles n'ont pas de statuts formels comme les SA et les Sàrl. Par conséquent, les modifications comme le changement de nom de l'entreprise, l'adresse ou les informations sur le titulaire ne nécessitent pas l'intervention d'un notaire. Ces ajustements peuvent être communiqués directement au Registre du commerce par une réquisition de modification.
Pour maintenir la conformité et la transparence de votre entreprise, toute modification doit être dûment enregistrée au Registre du commerce afin de garantir l'intégrité de votre dossier légal et maintenir la confiance des parties prenantes.
Questions fréquentes sur le Registre du commerce en Suisse
Qu'est-ce qu'un extrait du Registre du commerce ?
L'extrait du Registre du commerce suisse est un document officiel qui résume les informations clés d'une entreprise, telles que la raison sociale, l'adresse, le numéro d'identification (IDE) et les détails administratifs. Il confirme l'existence légale de l'entreprise et fournit un aperçu de sa structure juridique et financière, y compris le capital-actions et les modes de signature. Des données actualisées sur les statuts et la gouvernance sont aussi incluses. Notez que pour des vérifications officielles, seul un extrait certifié a valeur légale.
Comment obtenir un extrait du Registre du commerce ?
Pour obtenir un extrait du Registre du commerce Suisse, vous pouvez vous rendre sur le site de la confédération suisse, zefix.ch, qui est l’index central des raisons de commerce. Entrez le nom de l’entreprise ou le numéro IDE et cliquez sur « rechercher ». Cliquez ensuite sur « Extrait cantonal ». Vous serez alors redirigé vers l’extrait en ligne sur le site cantonal du Registre du commerce, où vous pourrez cliquer sur l’icône « télécharger l’extrait ».
Comment modifier mon inscription au Registre du commerce ?
Pour modifier les informations de votre entreprise, vous devez soumettre une « réquisition de modification » au Registre du commerce, accompagnée des documents justificatifs nécessaires et des frais de modification. Comme indiqué ci-dessus, certaines modifications nécessitent l’intervention d’un notaire.
Quels sont les délais de traitement du Registre du commerce ?
Les délais de traitement varient selon le canton et la complexité de la demande, généralement entre 5 jours et 4 semaines.
Comment vérifier la disponibilité d’un nom d’entreprise au Registre du Commerce ?
Vous pouvez effectuer cette vérification sur Zefix.ch, le portail officiel du Registre du commerce suisse. De plus, NewCo met à votre disposition un outil gratuit et facile à utiliser qui vous permet de vérifier simultanément la disponibilité du nom en tant que marque et nom de domaine.
Quels sont les frais associés à l'inscription au Registre du commerce ?
Les frais varient selon le canton et la forme juridique de l'entreprise, allant de CHF 150 pour une raison individuelle à environ CHF 520 pour une Sàrl ou SA.
Checklist pour créer son entreprise en Suisse
Réaliser une étude de marché
Trouver un nom d’entreprise
Choisir la forme juridique
Préparer les documents constitutifs
Ouvrir un compte de consignation
Inscrire l’entreprise au Registre du commerce
Souscrire les assurances obligatoires
Affilier l’entreprise à la TVA
Tenir une comptabilité
NewCo vous accompagne dans l’inscription de votre société
En comprenant le rôle et les fonctionnalités du Registre du commerce, vous êtes mieux préparé à naviguer dans le processus d'inscription de votre entreprise en Suisse. Afin de gagner du temps, vous pouvez déléguer les démarches administratives à des spécialistes : NewCo vous accompagne afin de valider votre inscription au Registre du commerce.
