Einzelfirma in der Schweiz gründen: einfach erklärt

Die Einzelfirma (auch Einzelunternehmen) ist die beliebteste Rechtsform in der Schweiz. Sie gilt als idealer Einstieg in die Selbständigkeit, da sie einfach, schnell und ohne Kapitalanforderung gegründet werden kann. Besonders geeignet ist sie für Freelancer, Handwerker, Berater, Kreative oder Therapeuten, die ihre Tätigkeit alleine und unabhängig ausüben möchten.

Nach den aktuellen Daten von STATENT 2023 sind rund 52 % aller Unternehmen in der Schweiz Einzelfirmen. Allein im Jahr 2024 wurden über 18’000 neue Einzelfirmen im Handelsregister eingetragen (Zefix), zusätzlich zu denjenigen, die ohne Eintrag geführt werden.

Was ist eine Einzelfirma?

Die Einzelfirma ist die einfachste Rechtsform in der Schweiz. Sie wird von einer natürlichen Person geführt, die ihre Tätigkeit auf eigene Rechnung ausübt. Da keine Mindestkapitalanforderung besteht und die Einzelfirma keine eigene Rechtspersönlichkeit hat, haftet der Inhaber persönlich und unbeschränkt mit seinem Privatvermögen. Die Gründung erfolgt automatisch mit der Aufnahme der selbständigen Tätigkeit, ohne formalen Gründungsakt. Eine Übertragung oder Nachfolge ist nicht möglich, die Firma endet mit dem Inhaber.

Eine Einzelfirma kann Mitarbeitende beschäftigen, jedoch keine Gesellschafter aufnehmen. Wenn mehrere Personen gemeinsam tätig sein möchten, ist eine Kollektivgesellschaft die geeignete Alternative. Sie funktioniert ähnlich, wird aber gemeinschaftlich geführt, wobei alle Gesellschafter persönlich haften.

Der wichtigste Unterschied zu Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG liegt in der Haftung und im Kapital: Bei der GmbH und AG ist die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, und es ist ein Mindestkapital von CHF 20’000 (GmbH) bzw. CHF 100’000 (AG) erforderlich.

Vorteile und Nachteile einer Einzelfirma

Vorteile

Die Einzelfirma bietet einen einfachen und direkten Einstieg in die Selbständigkeit. Sie erfordert weder Kapital noch aufwändige Formalitäten und gehört zu den beliebtesten Rechtsformen in der Schweiz.

• Kein Startkapital erforderlich: Eine Einzelfirma kann ohne Kapitaleinlage gegründet werden. Sie entsteht automatisch mit der Aufnahme der Tätigkeit.

• Einfache Anmeldung im Handelsregister: Das Formular zur Handelsregisteranmeldung wird ausgefüllt und zusammen mit der Unterschriftsbeglaubigung eingereicht, die direkt beim Handelsregisteramt des Kantons vorgenommen werden kann.

• Wenig Formalitäten und einfache Buchhaltung: Bis zu einem Jahresumsatz von CHF 500’000 genügt eine einfache Buchführung. Zudem ist keine separate Steuererklärung nötig, da der Gewinn als persönliches Einkommen versteuert wird.
  
  

Nachteile

Trotz ihrer Einfachheit hat die Einzelfirma auch gewisse Einschränkungen, die bei der Wahl der Rechtsform berücksichtigt werden sollten.

• Unbeschränkte persönliche Haftung: Der Inhaber haftet mit seinem gesamten Privatvermögen für alle Schulden des Unternehmens.

• Kein Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung (ALV): Selbständige zahlen keine Beiträge an die Arbeitslosenversicherung und haben daher keinen Anspruch auf Leistungen.

• Familienname im Firmennamen obligatorisch: Der Nachname muss im Unternehmensnamen enthalten sein, was die Namenswahl einschränkt.
  
  

Voraussetzungen und Bedingungen

Zur Gründung einer Einzelfirma müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Mindestalter 18 Jahre: Wer eine Einzelfirma gründen will, muss volljährig sein. Personen unter 18 Jahren können dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertretung und unter besonderen Auflagen tun.

• Wohnsitz oder Arbeitsbewilligung in der Schweiz: Für Personen ohne Schweizer Staatsbürgerschaft ist eine gültige Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligung erforderlich.

• Physische Adresse in der Schweiz: Der Sitz der Einzelfirma muss über eine Schweizer Geschäftsadresse verfügen. Diese kann sich auch im eigenen Wohnsitz befinden.
  
  

Schritt-für-Schritt: Wie gründet man eine Einzelfirma

1. Namen definieren

Der Firmenname muss den Familiennamen des Inhabers enthalten. Fantasienamen sind erlaubt, sofern sie in Kombination mit dem Nachnamen verwendet werden. Irreführende Bezeichnungen oder Zusätze wie „&“, „GmbH“ oder „AG“ sind nicht gestattet.

Vor der Registrierung sollte die Verfügbarkeit des Namens im Handelsregister über Zefix, der Marke über Swissreg und des Domainnamens beim NIC geprüft werden.

Das Namensprüftool von NewCo führt diese drei Prüfungen automatisch durch und zeigt an, ob Firmenname, Marke und Domain verfügbar sind.

2. Anmeldung beim Handelsregister

Ein Eintrag ins Handelsregister ist obligatorisch, sobald der Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigt oder die Tätigkeit kaufmännischer Natur ist. Unterhalb dieser Grenze bleibt der Eintrag freiwillig, wird aber empfohlen, da er Vertrauen schafft, den Firmennamen schützt, eine UID vergibt und die AHV-Anerkennung erleichtert. Erforderlich sind:

• Formular Handelsregisteranmeldung

• Kopie des Ausweises

• Beschreibung des Geschäftszwecks

• Beglaubigte Unterschrift

NewCo begleitet den gesamten Anmeldeprozess online, von der persönlichen Beratung über die Vorbereitung der Handelsregisteranmeldung (inklusive Zweckformulierung) bis zur Unterschriftsbeglaubigung und Einreichung beim Handelsregisteramt, alles bequem von zu Hause aus.

Nach der Prüfung wird der Eintrag im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert und die Firma erhält automatisch eine UID. Die Kosten liegen je nach Kanton zwischen CHF 120 und CHF 150.

3. Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse

Wer selbständig tätig ist, muss sich bei der AHV-Ausgleichskasse anmelden, um den Status als Selbständigerwerbender zu erhalten. Das Formular kann über easygov.swiss oder direkt bei der kantonalen Ausgleichskasse eingereicht werden. In der Regel sind folgende Nachweise erforderlich:

• Kundenbeziehungen oder Offerten

• Haftpflichtversicherung

• Erste Rechnungen

• Mietvertrag (falls vorhanden)

• Website

• Businessplan

Die AHV prüft, ob die Tätigkeit wirtschaftlich unabhängig ist. Nach der Bestätigung gilt die Person offiziell als Selbständigerwerbender.

Die Beiträge an AHV/IV/EO betragen rund 10 % des Reingewinns. Sie sind ab einem Jahreseinkommen von CHF 2’500 obligatorisch.

4. Mehrwertsteuer und Einzelfirma

Eine Einzelfirma ist mehrwertsteuerpflichtig, wenn der Jahresumsatz CHF 100’000 erreicht. Unterhalb dieses Schwellenwerts kann die Anmeldung freiwillig erfolgen, was sich lohnt, wenn hohe Geschäftsausgaben bestehen, da die Vorsteuer abgezogen werden kann. Die Anmeldung erfolgt online über die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).

5. Geschäftskonto eröffnen

Ein separates Geschäftskonto auf den Namen der Einzelfirma ist empfehlenswert, um private und geschäftliche Finanzen klar zu trennen. Dies erleichtert die Buchhaltung, die MWST-Abrechnung und die Kommunikation mit der AHV.

6. Versicherungen und Vorsorge

Für Selbstständige sind Beiträge an AHV/IV/EO obligatorisch. Eine BVG-Versicherung (2. Säule) ist freiwillig, bietet jedoch Vorteile für die Altersvorsorge. Ergänzend kann die 3. Säule (A oder B) genutzt werden, die steuerliche Vergünstigungen ermöglichen.

Weitere Versicherungen sind empfehlenswert:

• UVG (Unfallversicherung): freiwillig für Selbständige, obligatorisch bei Angestellten

• KTG (Krankentaggeldversicherung): schützt bei Einkommensausfall

• Haftpflichtversicherung: wichtig bei Kundenkontakt oder Dienstleistungen

• Rechtsschutzversicherung: optional
  
  

7. Buchhaltung und Steuern

Eine Einzelfirma muss ihre Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte sorgfältig dokumentieren und alle Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren. Ab einem Jahresumsatz von CHF 500’000 besteht die Pflicht zur doppelten Buchhaltung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.

Der Gewinn der Einzelfirma wird als persönliches Einkommen besteuert. Die Beiträge an AHV/IV/EO betragen rund 10 % des Reingewinns. Zur Planung der Steuerbelastung empfiehlt es sich, den offiziellen Rechner der ESTV zu nutzen und regelmässig Rücklagen zu bilden.

Für Rechnungsstellung und Buchhaltung empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware wie bexio, die eine effiziente Verwaltung von Offerten, Zahlungen und Ausgaben ermöglicht.

Ein erfahrener Treuhand kann zusätzlich helfen, Buchhaltung, MWST-Abrechnungen, Sozialversicherungen und Steuern korrekt und effizient zu führen.

Kosten für die Gründung einer Einzelfirma

Die Gründung einer Einzelfirma ist mit überschaubaren Kosten verbunden:

• Beratung: ca. CHF 200

• Handelsregistergebühren: ca. CHF 120-150

• Beglaubigung der Unterschrift: ca. CHF 20-50

• Startkapital: keines erforderlich (CHF 0)

• Rechnungs- und Buchhaltungssoftware: ca. CHF 30 pro Monat

• Website-Builder: ca. CHF 20 pro Monat

Mit NewCo kann die Einzelfirma ab CHF 190 gegründet werden. Der Service beinhaltet Beratung, Vorbereitung der Unterlagen, Unterschriftsbeglaubigung und Anmeldung beim Handelsregister, alles online.

FAQ zur Einzelfirma

Wie kann ich eine Einzelfirma in der Schweiz gründen?
Durch die Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit. Für den Handelsregistereintrag braucht es ein Formular, eine Ausweiskopie, den Geschäftszweck und eine beglaubigte Unterschrift.

Was kostet die Gründung einer Einzelfirma?
Die Gründung kostet rund CHF 120 bis 150 für die Handelsregistergebühren.

Muss ich meine Einzelfirma im Handelsregister anmelden?
Ab CHF 100’000 Umsatz obligatorisch, darunter freiwillig, aber empfehlenswert.

Wie hoch sind die AHV-Beiträge für Selbständige?
Rund 10 % des Jahresgewinns.

Ab welchem Alter kann man eine Einzelfirma gründen?
Ab 18 Jahren. Unter 18 Jahren nur mit Zustimmung und unter der Verantwortung der Eltern.

Wie lange dauert die Gründung?
Die Eintragung im Handelsregister dauert in der Regel ein bis zwei Wochen, die Prüfung durch die AHV-Ausgleichskasse kann mehrere Wochen beanspruchen.

Wie melde ich mich bei der AHV an?
Online über EasyGov oder direkt bei der kantonalen Ausgleichskasse.

Bin ich mehrwertsteuerpflichtig?
Ab CHF 100’000 Jahresumsatz ja, darunter freiwillig.

Kann ich meine Einzelfirma ohne Handelsregistereintrag führen?
Ja, wenn der Umsatz unter CHF 100’000 liegt.

Wie kann ich meine Einzelfirma in eine GmbH umwandeln?
Durch Einbringung des Geschäftsvermögens oder der Einzahlung von CHF 20’000 Stammkapital.

Fazit

Die Gründung einer Einzelfirma in der Schweiz ist unkompliziert und schnell umsetzbar, wenn man die einzelnen Schritte kennt. Mit den richtigen Unterlagen und etwas Vorbereitung kann der gesamte Prozess in wenigen Tagen abgeschlossen werden.

NewCo begleitet Sie von der Beratung über die Vorbereitung der Dokumente bis zur Anmeldung im Handelsregister - einfach, effizient und komplett online.

Gründen Sie Ihre Einzelfirma noch heute mit NewCo.

Offizielle Quellen:
- Obligationenrecht
- Handelsregisterverordnung
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer
- Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung
- Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge
- Bundesgesetz über die Unfallversicherung
- Statistik der Unternehmensstruktur, STATENT
- Zefix, SHAB-Suche